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Klassische Sekretariatsaufgaben rücken im modernen Büroalltag immer mehr in den Hintergrund. Infolge zunehmend flacherer Hierarchieebenen werden Managern und Managerinnen wesentlich mehr Verantwortungen und anspruchsvollere Aufgaben übertragen. Dadurch benötigen sie deutlich mehr Unterstützung, als ihnen ein/e klassische/r Sekretär/in bieten kann. An deren Stelle rücken deshalb in vielen Fällen Managementassistenten und Managementassistentinnen, die sich sowohl mit moderner Bürokommunikation als auch mit zwischenmenschlicher und Marketingkommunikation auskennen. Die erforderlichen Kompetenzen vermittelt das nicht-akademische Fernstudium Managementassistent/in bSb, das von verschiedenen Fernschulen angeboten wird.
Im Wesentlichen behandelt die Weiterbildung Themenfelder wie Managementfunktionen und -techniken, Kommunikationstechniken, Personalmanagement, Betriebspsychologie und -soziologie, Marketing sowie EDV- und Softwareanwendungen. Je nach Fernschule können außerdem Fächer wie Projektmanagement, Geschäftsenglisch und Qualitätsmanagement auf dem Lehrplan stehen.
Zu Beginn des Kurses erhalten die Teilnehmer/innen moderne, leicht verständliche Studienmaterialien, die exakt auf das Fernlernen und die Lernziele abgestimmt sind. Da sie selbst bestimmen können, wann und wo sie lernen, lässt sich die Weiterbildung optimal mit dem Beruf und familiären Verpflichtungen in Einklang bringen. Für jedes Fachgebiet steht den Studierenden ein/e persönliche/r Fachlehrer/in zur Seite, der/die Einsendeaufgaben korrigiert und benotet und Fragen beantwortet.
Die meisten Anbieter verfügen mittlerweile über eigene Kommunikations- und Lernplattformen, die den Fernschülern und Fernschülerinnen während der gesamten Weiterbildung offenstehen. Dieser Online-Campus bietet ihnen die Gelegenheit, Kontakt zu Fernlehrern und Fernlehrerinnen, Betreuern und Betreuerinnen sowie Mitstudierenden aufzunehmen und dient zugleich als Übungs-Plattform.
Der Lehrgang ist auf 13 bis 15 Monate ausgelegt. Die Regelstudienzeit darf um bis zu neun Monate kostenlos überschritten werden. Teil des Fernstudiums ist ein zwölftägiges Seminar zur Prüfungsvorbereitung, an dessen Ende die bSb-Prüfung ansteht. Die Teilnahme ist zwar grundsätzlich freigestellt, allerdings ist sie für den Erwerb des bSb-Diploms zwingend erforderlich.
Für den Fernkurs gelten keine speziellen Voraussetzungen. Die Prüfung zum/zur Managementassisteten/Managementassistentin bSb setzt jedoch eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder verwaltenden Bereich und eine mindestens einjährige Berufspraxis voraus.
Zugelassen werden auch Interessenten und Interessentinnen mit Realschulabschluss und wenigstens vier Jahren Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich oder mit Abitur und mindestens zwei Jahren kaufmännischer Berufspraxis. Wer diese Bedingungen nicht erfüllt, aber andere geeignete Voraussetzungen und einen mittleren Bildungsabschluss mit vergleichbaren Englischkenntnissen vorzuweisen hat, darf die Prüfung ebenfalls ablegen.
Zum Bearbeiten ihrer Studienunternlagen benötigen die Teilnehmer/innen einen Standard-Multimedia-PC mit DVD-Laufwerk und Office 2010/2013 oder höher. Zudem empfehlen sich Ehrgeiz, Durchhaltevermögen und Organisationstalent, um das Fernstudium neben dem Beruf bewältigen zu können. Für das spätere Berufsleben als Managementassistent/-assistentin sind Kommunikationsfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Genauigkeit, Teamfähigkeit sowie wirtschaftliches Denken und Handeln von Vorteil.
Wie viel Managementassistenten und -assistentinnen verdienen, richtet sich im Wesentlichen nach ihrem genauen Verantwortungsbereich, also nach Faktoren wie der Anzahl der untergebenen Mitarbeiter/innen, Budgetverantwortung und Entscheidungsbefugnissen. Daher variiert das Einkommen zum Teil sehr stark und kann zwischen 2.000 und 4.200 Euro brutto im Monat betragen. Grundsätzlich gilt, dass das Gehalt umso höher ausfällt, je höher die Stellung des/der Managers/Managerin ist, dem/der sie assistieren.
Managementassistenten und Managementassistentinnen unterstützen die Geschäftsleitung und ähnliche Führungsgremien bei ihren Aufgaben. Ihnen obliegt es, Entscheidungsgrundlagen und -hilfen zu erarbeiten und bereitzustellen, Koordinations- und Organisationsaufgaben zu übernehmen und sich um Außenkontakte der Firma zu kümmern.
Ihr Tätigkeitsfeld umfasst insbesondere Assistenzaufgaben und Zuarbeit. Als rechte Hand der Geschäftsleitung erstellen sie Statistiken und werten diese aus, analysieren Kostenfaktoren, führen Soll-Ist-Vergleiche durch und überprüfen die Einhaltung betrieblicher Kennzahlen wie den Rohgewinn oder den Umsatz je Mitarbeiter/in. Sie beschaffen Daten, die zur Vorbereitung von Geschäftsvorgängen erforderlich sind und assistieren bei Führungsaufgaben der Personaldisposition sowie bei der Ablauf- und Zeitplanung. Darüber hinaus kümmern sie sich um die Organisation von Tagungen und Sitzungen und sichten Fachinformationen wie Rechtsvorschriften.
Häufig erstreckt sich der Zuständigkeitsbereich von Managementassistenten und Managementassistentinnen auf die Kontaktpflege zu Kunden und Kundinnen, Geschäftspartnern und Geschäftspartnerinnen sowie Lieferanten und Lieferantinnen. Mit diesen klären sie bestimmte Sachverhalte, führen Verhandlungen, unterbreiten Angebote oder leiten eingehende Offerten der Geschäftsleitung weiter. Um ihre/n Chef/in kompetent vertreten zu können, müssen Sie sich außerdem mit der aktuellen Marktlage und der Wettbewerbssituation auskennen.
Ihren recht vielseitigen Arbeitsalltag verbringen sie überwiegend im Büro am Bildschirm. Da sie an der Schnittstelle zu verschiedenen betrieblichen Bereichen arbeiten, kommen sie aber sowohl im Unternehmen als auch außerhalb viel herum.
Die Aufwendungen für die Weiterbildung Managementassistent/in bSb belaufen sich auf rund 1.950 Euro. Darin enthalten sind die Seminargebühren. Für die Prüfung sowie die damit verbundene Reise, Unterbringung und Verpflegung können zusätzliche Kosten anfallen.
Als Bestätigung für ihre Lehrgangsteilnahme erhalten die Absolventen und Absolventinnen das Abschlusszeugnis ihrer Bildungseinrichtung, das auf Wunsch auch als international verwendbares Zertifikat in englischer Sprache ausgestellt wird. Eine erfolgreiche Prüfungsteilnahme wird mit dem bSb-Diplom und der Berechtigung zum Tragen der Berufsbezeichnung „Geprüfte/r Managementassistent/in (bSb)“ belohnt.
Neben den nicht-akademischen Fernstudiengängen in Managementassistenz gibt es sechs-semestrige Bachelorstudiengänge zum/zur Managementassistenten/-assistentin. Hierbei handelt es sich jedoch um Präsenzstudiengänge, welche die allgemeine Hochschulreife oder Fachhochschulreife voraussetzen.