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Egal wie klein oder groß es ist – jedes Büro muss gemanagt und organisiert werden. In modernen Unternehmen reichen dafür die Kenntnisse des klassischen Sekretariatspersonals häufig nicht mehr aus, da diese meist nicht über fundiertes Wissen in Betriebswirtschaft und das erforderliche hohe Organisationstalent verfügen. Ein nicht-akademisches Fernstudium in Office-Management bereitet in erster Linie kaufmännische Angestellte und Sekretäre/Sekretärinnen, aber auch Fremdsprachensekretärinnen und -korrespondentinnen, auf die verantwortungsvolle Position eines Office-Managers/einer Office-Managerin vor und ermöglich damit den Einstieg in attraktive Führungspositionen. Diese Weiterbildung bieten neben der IHK zahlreiche Institute, Fernschulen und Akademien an. In der freien Wirtschaft werden in der Regel auch deren Zertifikate anerkannt, sofern sie den EU-Standards entsprechen.
Per Fernunterricht dauert die Weiterbildung zum/zur Office-Manager/in circa 21 Monate. Die Inhalte können je nach Anbieter unterschiedlich ausfallen und auf verschiedene Schwerpunkte ausgerichtet sein. Während es bei einigen Lehrgängen darum geht, kaufmännische Grundlagen zu erlangen und die EDV-Kenntnisse zu verbessern, setzen andere Kurse dieses Wissen voraus und vermitteln stattdessen berufsübergreifende Kompetenzen und Managementfähigkeiten. Teil des Unterrichts sind in der Regel Themenfelder wie Betriebswirtschaft, Personalwirtschaft, Projektmanagement und Veranstaltungsmanagement. Des Weiteren befassen sich die Teilnehmer/innen mit Verhandlungstechniken, schriftlicher Kommunikation, Textverarbeitung, Informationstechnologien und Personalführung. Im Fernkurs lernen die Studierenden eigenständig bei freier Zeiteinteilung anhand der von der Fernschule zur Verfügung gestellten Materialien. Hierbei kann es sich um Studienhefte handeln, aber auch um online abrufbare digitale Unterlagen. Kontakt zu Tutoren/Tutorinnen, Dozenten/Dozentinnen sowie Kommilitonen/Kommilitoninnen können die Teilnehmer/innen über einen Online-Campus aufnehmen, der mittlerweile bei den meisten Anbietern zum Standard gehört. Die Fernlehrgänge enden üblicherweise mit einem Abschlussseminar, bei dem auch die schriftliche Prüfung abgelegt wird. Handelt es sich um eine Weiterbildung mit IHK-Prüfung, müssen die Studierenden einen schriftlichen Test ablegen und zusätzlich eine Projektarbeit anfertigen.
Für eine Teilnahme an dieser Weiterbildung sind keine speziellen Vorkenntnisse nötig. Zum Teil legen die Bildungseinrichtungen jedoch Wert auf gute MS-Office- und Englischkenntnisse. Persönlich sollten zukünftige Office-Manager/innen ein ausgeprägtes Organisations- und Koordinationstalent sowie ein gutes Zeit- und Selbstmanagement mitbringen. Diese Eigenschaften sind, neben der Fähigkeit zur Eigenmotivation, auch für das Fernstudium ausgesprochen nützlich. Im Beruf ist außerdem Kommunikationsstärke wichtig.
Arbeitgeber erwarten von ihren Office-Managern und -Managerinnen einen vergleichsweise hohen Einsatz. Nicht selten fallen in diesem Beruf Überstunden an. Entsprechend hoch fällt die Vergütung aus. Spitzenverdiener erhalten 45.000 Euro brutto jährlich und mehr. Das genaue Einkommen hängt jedoch stark von der jeweiligen Region ab. Am höchsten sind die Gehälter in Hessen mit durchschnittlich 38.000 Euro im Jahr, während Mecklenburg-Vorpommern mit rund 25.000 Euro jährlich das Schlusslicht bildet.
Das Tätigkeitsfeld von Office-Manager/innen ist äußerst vielfältig. Sie koordinieren maßgebliche Informationen, Termine und Projekte und nehmen ihren Vorgesetzten damit wichtige Aufgabenfelder ab. Während ihre Arbeit in kleineren Büros meist mehrere Einzelvorgänge erfasst, obliegt ihnen in größeren Büros häufig die Koordination einzelner, dafür aber bedeutender Projekte. In kleineren Firmen findet sich der/die Office-Manager/in dicht am Geschehen wieder. Er/Sie hat benachbarte Arbeitsfelder im Blick und kennt Gesprächspartner aus allen Bereichen. Als rechte Hand der Geschäftsleitung ist er/sie über wichtige Unternehmensprozesse informiert und hat Einblick in relevante Unternehmerfragen. In Großunternehmen arbeiten oft mehrere Office-Manager/innen parallel nebeneinander in Büros unterschiedlicher Abteilungen, wo sie zum Teil Führungsaufgaben übernehmen und weitere Angestellte anleiten. Office-Manager/innen sind für verschiedenste Büroprozesse zuständig. Das Schreiben von Geschäftsbriefen, Protokollen, Berichten und Aktenvermerken kann ebenso zu ihren Aufgaben gehören wie das Aufbereiten von Daten und das Erstellen von Abrechnungen, Statistiken und Präsentationen. Sie planen, koordinieren und überwachen Termine, nehmen Telefonate entgegen, bedienen das Fax und empfangen Besucher. Sind Geschäftsreisen zu organisieren, ermitteln sie die günstigsten Verkehrsverbindungen und buchen und reservieren Hotelzimmer. Des Weiteren bereiten sie Besprechungen, Tagungen und Konferenzen organisatorisch vor und nach und erteilen Auskünfte an Mitarbeiter/innen, Kunden, Lieferanten und Verbände. Sind sie in Bereichen wie Rechnungswesen, Einkauf und Logistik, Marketing, Öffentlichkeitsarbeit oder Personalverwaltung tätig, sammeln Office-Manager/innen unter anderem Belege, bearbeiten Vorgänge wie Urlaubs- und Krankmeldungen und erstellen, begleichen und kontieren Rechnungen. Gegebenenfalls pflegen sie auch das Firmenprofil in sozialen Netzwerken, aktualisieren die Internetpräsenz ihres Unternehmens nach Vorgaben der Geschäftsleitung und wirken bei Onlinemarketing-Kampagnen mit. Office-Manager/innen im öffentlichen Dienst haben direkten Kontakt zu Bürgern/Bürgerinnen und Kunden/Kundinnen, beispielsweise wenn das Entgegennehmen von Anträgen auf das Ausstellen von Pässen oder Ausweisen zu ihren Aufgaben gehört. Sie sind bei der Antragstellung behilflich, klären Sachverhalte und prüfen, ob Widersprüche gegen Entscheidungen einer Behörde frist- und formgerecht eingereicht wurden. Außerdem wirken sie bei der Haushaltsplanaufstellung mit, führen Haushaltsüberwachungslisten, erteilen Bescheide und beteiligen sich an der Vorbereitung von Verwaltungsvorgängen. Eine Tätigkeit als Office-Manager/in bedeutet in erster Linie Bildschirmarbeit und einen häufigen Wechsel von Aufgaben und Arbeitssituationen. Neben Büros zählen auch Besprechungsräume sowie Empfangs- und Serviceschalter zu den Arbeitsorten dieser Berufsgruppe.
Für die Weiterbildung zum/zur Office-Manager/in sind circa 2.700 Euro zu zahlen. In der Regel ist Ratenzahlung möglich. Zum Teil werden Rabatte für Arbeitslose, Schwerbehinderte, Azubis und andere Zielgruppen gewährt. Meist besteht die Möglichkeit, das Fernstudium vier Wochen kostenlos zu testen.
Nach erfolgreicher Teilnahme erhalten die Absolventen und Absolventinnen ein institutsinternes Abschlusszeugnis, das auf Wunsch auch in englischer Sprache als international verwendbares Dokument ausgestellt wird. Wer zusätzlich am Seminar teilgenommen hat, bekommt außerdem ein Zertifikat seines Anbieters. Bei bestandener IHK-Prüfung gibt es das entsprechende IHK-Zertifikat.